A(z) Five Stars PTS Kft. ÁLTAL MŰKÖDTETETT BELSŐ VISSZAÉLÉS-BEJELENTÉSI RENDSZERÉNEK MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA
I. A belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetésének célja
A belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetésének célja a(z) Five Stars PTS Kft. jogszerű, átlátható és hatékony működésének érdekében - A panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvényben foglalt jogi kötelezettségnek eleget téve - egy olyan rendszer létrehozása, melyben jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információt lehet bejelenteni.
II. Értelmező rendelkezések
Foglalkoztató: jelen szabályzat keretei között a(z) Five Stars PTS Kft., mint természetes személyeket foglalkoztatásra irányuló jogviszony keretében foglalkoztató vállalkozás.
Foglalkoztatásra irányuló jogviszony: minden olyan jogviszony, amelyben a foglalkoztatott a foglalkoztató részére és annak irányítása alatt ellenérték fejében tevékenységet végez vagy önmaga foglalkoztatását végzi.
Foglalkoztatott: az a természetes személy, aki a foglalkoztató számára és annak irányítása alatt foglalkoztatásra irányuló jogviszony keretében, ellenérték fejében tevékenységet végez, vagy önmaga foglalkoztatását végzi.
Etikai tisztviselő: A Foglalkoztatóval munkaviszonyban álló, a belső visszaélés bejelentő rendszer működtetésével és a vizsgálatok elvégzésével megbízott munkavállaló, aki pártatlansága, munkaköre és személyes tulajdonságai alapján alkalmas ezen feladatok elvégzésére.
Elektronikus belső visszaélés-bejelentő felület (vagy platform): Olyan online, internetes felület (weboldal), melyet azzal a céllal hoztak létre, hogy azon keresztül a bejelentőknek lehetőségük legyen arra, hogy a bejelentéseiket bizalmas körülmények között, akár anonim módon tehessék meg.
III. A szabályzat hatálya
- Időbeli hatály
Ezen szabályzatot 2024-01-03 napjától visszavonásig kell alkalmazni.
- Személyi hatály
A belső visszaélés-bejelentési rendszerben bejelentést tehet:
a) a foglalkoztató által foglalkoztatott,
b) az a foglalkoztatott, akinek a foglalkoztatónál fennálló foglalkoztatásra irányuló jogviszonya megszűnt, és
c) a foglalkoztatóval foglalkoztatásra irányuló jogviszonyt létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött.
d) az egyéni vállalkozó, az egyéni cég, ha a foglalkoztatóval szerződéses kapcsolatban áll,
e) a foglalkoztató tekintetében tulajdonosi részesedéssel rendelkező személy, valamint a foglalkoztató ügyviteli, ügyvezető, illetve felügyelő testületéhez tartozó személy, ideértve a nem ügyvezető tagot is,
f) a foglalkoztatóval szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárást megkezdett, szerződéses kapcsolatban álló vagy szerződéses kapcsolatban állt vállalkozó, alvállalkozó, beszállító, illetve megbízott felügyelete és irányítása alatt álló személy,
g) a foglalkoztatónál tevékenységet végző gyakornok és önkéntes,
h) a foglalkoztatóval az d), e) vagy g) pont szerinti jogviszonyt vagy szerződéses kapcsolatot létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony vagy szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött, és
i) az a személy, akinek az d), e) vagy g) pont szerinti jogviszonya vagy szerződéses kapcsolata a foglalkoztatóval megszűnt.
Ezen szabályzatot kell alkalmazni a(z) Five Stars PTS Kft. által foglalkoztatott összes munkavállalóra, munkaviszonyukkal összefüggésben végzett bármely tevékenységükkel kapcsolatban, függetlenül a tevékenység helyétől, illetve a(z) Five Stars PTS Kft. bármely alvállalkozójára és annak munkavállalóira, amennyiben Five Stars PTS Kft.-vel fennálló jogviszony keretében járnak el.
IV. Alapelvek
1. A bejelentőt - a VI. címben foglaltak kivételével - nem érheti hátrány a bejelentés megtétele miatt.
2. A belső visszaélés-bejelentési rendszerrel kapcsolatban világos és könnyen hozzáférhető információt kell nyújtani a rendszer működésére, a bejelentéssel kapcsolatos eljárásra, valamint a foglalkoztatónak törvényes jogaira vonatkozóan.
3. A bejelentésekkel kapcsolatban - a VI. címben foglalt esetek kivételével - alapos és teljes körű vizsgálatot kell lefolytatni a tényállás tisztázása érdekében.
4. A szabályzatban foglaltak alapján, a bejelentésekkel kapcsolatos vizsgálatok megállapításainak függvényében meg kell tenni a szükséges és indokolt intézkedéseket a bejelentő, illetve a(z) Five Stars PTS Kft. jogos érdekeinek érvényesítése érdekében, továbbá a feltárt belső szabálysértések, valamint jogsértések jövőbeli elkerülése céljából.
V. A bejelentés megtételének módjai
1. A bejelentő a bejelentést írásban vagy szóban teheti meg.
2. A(z) Five Stars PTS Kft. annak érdekében, hogy a visszaéléseket bejelenteni szándékozó személyek bejelentéseiket bizalmas körülmények között, akár anonim módon is megtehessék, egy elektronikus belső visszaélés-bejelentési felületet hoz létre. Ezen platformon keresztül a bejelentők az összes szükséges tájékoztatást megkapják abban az esetben is, ha kilétüket nem kívánják felfedni még az ttikai tisztviselő előtt sem.
3. A bejelentést a bejelentő írásban az elektronikus belső visszaélés-bejelentési felületen keresztül teheti meg, mely a https://fivestarsptskft.onlinebejelento.hu webcímen érhető el. Ezen platformon keresztül bejelentés tehető anonim módon, vagy a bejelentő személyi adatainak megadásával is. Az elektronikus bejelentési felületen keresztül történő bejelentés megtétel során a bejelentő a jogaival, valamint a rendszer működésével kapcsolatban a szükséges tájékoztatást megkapja.
4. Bejelentés telefonon keresztül ekkor tehető meg: Munkanap 9-15 óráig a 06304661434 telefonszámon keresztül. A telefonon keresztül szóban tett bejelentéseket az etikai tisztviselő írásba foglalja és - annak ellenőrzésére, helyesbítésére, aláírással történő elfogadására vonatkozó lehetőség biztosítása mellett - a bejelentő számára másodpéldányban átadja.
5. Indokolt esetben - a fenti számon történt telefonos egyeztetést követően - lehetőség van a bejelentés személyesen történő megtételére is. Ha a bejelentő személyesen teszi meg a bejelentését, az etikai tisztviselő a szóbeli bejelentést
a) - a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások szerint megtett tájékoztatást követően - tartós és visszakereshető formában rögzíti, vagy
b) írásba foglalja és - annak ellenőrzésére, helyesbítésére, aláírással történő elfogadására vonatkozó lehetőség biztosítása mellett - a bejelentő számára másodpéldányban átadja.
6. Az etikai tisztviselő a szóbeli bejelentés írásba foglalása során teljes és pontos jegyzőkönyvet köteles készíteni.
7. Szóbeli bejelentés esetén a bejelentő figyelmét fel kell hívni a rosszhiszemű bejelentés következményeire, a bejelentés kivizsgálására irányadó eljárási szabályokra és arra, hogy személyazonosságát - ha az annak megállapításához szükséges adatokat megadja - a vizsgálat valamennyi szakaszában bizalmasan kezelik.
VI. Eljárás a rendszerben tett bejelentésekkel kapcsolatban
1. A bejelentő az elektronikus belső visszaélés-bejelentő felületen történő bejelentés megtétele során megkapja a szükséges tájékoztatást a rá vonatkozó eljárási és adatkezelési szabályokról, „A panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvényben” megfogalmazottak szerint. Az etikai tisztviselő a belső visszaélés-bejelentési rendszerben tett bejelentés kézhezvételétől számított hét napon belül, a bejelentés megtételéről visszaigazolást küld a bejelentő számára. Amennyiben a bejelentő a bejelentése megtételekor megadta az e-mail címét a platform automatikusan elküldi ezen visszaigazolást. Az anonim bejelentők számára - amennyiben ehhez szükséges elérési csatornát nem adnak meg a bejelentés megtétele során - a bejelentésről visszaigazolás nem küldhető.
2. Az Etikai Tisztviselő a bejelentésben foglaltakat a körülmények által lehetővé tett legrövidebb időn belül, de legfeljebb a bejelentés beérkezésétől számított harminc napon belül kivizsgálja. Ezt a határidőt különösen indokolt esetben, a bejelentő egyidejű tájékoztatása mellett lehet meghosszabbítani. A bejelentőt ebben az esetben a kivizsgálás várható időpontjáról és a kivizsgálás meghosszabbításának indokairól tájékoztatni kell. A bejelentés kivizsgálásának és a bejelentő VI. címben foglalt tájékoztatásának határideje a meghosszabbítás esetén sem haladhatja meg a három hónapot.
3. A bejelentés kivizsgálása során az Etikai Tisztviselő kapcsolatot tart a bejelentővel, ennek keretében a bejelentés kiegészítésére, pontosítására, a tényállás tisztázására, valamint további információk rendelkezésre bocsátására hívhatja fel a bejelentőt.
A kivizsgálás során végrehajtandó intézkedések
1. A bejelentés kivizsgálása során értékelni kell a bejelentésben foglalt körülmények helytállóságát, és meg kell hozni azokat az intézkedéseket, amelyek alkalmasak a bejelentéssel kapcsolatban esetlegesen megállapított visszaélések orvoslására.
2. Ha a bejelentés alapján büntetőeljárás kezdeményezése indokolt, akkor intézkedni kell a feljelentés megtételéről.
3. A bejelentésben érintett személyt a vizsgálat megkezdésekor részletesen tájékoztatni kell a bejelentésről, a személyes adatai védelmével kapcsolatban őt megillető jogairól, valamint az adatai kezelésére vonatkozó szabályokról. A tisztességes eljárás követelményének megfelelően biztosítani kell, hogy a bejelentésben érintett személy a bejelentéssel kapcsolatos álláspontját jogi képviselője útján is kifejtse, és azt bizonyítékokkal támassza alá. A bejelentésben érintett személy tájékoztatására kivételesen, indokolt esetben később is sor kerülhet, ha az azonnali tájékoztatás meghiúsítaná a bejelentés kivizsgálását.
4. A fenti, 3. pontban, valamint a VII. címben foglaltak arra a személyre is alkalmazandó, aki a bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkezhet.
A kivizsgálás mellőzése
A bejelentés kivizsgálása mellőzhető, ha
a) a bejelentést azonosíthatatlan bejelentő tette meg,
b) a bejelentést nem a III. címben felsorolt, jogosult személy tette meg,
c) a bejelentés ugyanazon bejelentő által tett ismételt, a korábbi bejelentéssel azonos tartalmú bejelentés, illetve
d) a közérdek vagy a nyomós magánérdek sérelme a bejelentésben érintett természetes személy, illetve jogi személy (a továbbiakban együtt: bejelentésben érintett személy) jogainak a bejelentés kivizsgálásából eredő korlátozásával nem állna arányban.
Eljárás rosszhiszeműen valótlan adat bejelentése esetén
Ha az eljárás során nyilvánvalóvá vált, hogy a bejelentő rosszhiszeműen, valótlan adatot vagy információt közölt és
a) ezzel bűncselekmény vagy szabálysértés elkövetésére utaló körülmény merül fel, személyes adatait az eljárás lefolytatására jogosult szerv vagy személy részére át kell adni,
b) alappal valószínűsíthető, hogy másnak jogellenes kárt vagy egyéb jogsérelmet okozott, személyes adatait az eljárás kezdeményezésére, illetve lefolytatására jogosult szervnek vagy személynek kérelmére át kell adni.
A bejelentő tájékoztatása
Az etikai tisztviselő a bejelentés kivizsgálásáról vagy annak mellőzéséről és a mellőzés indokáról, a bejelentés kivizsgálásának az eredményéről, a megtett vagy tervezett intézkedésekről a bejelentőt írásban tájékoztatja. Az írásbeli tájékoztatás mellőzhető, ha az etikai tisztviselő a bejelentőt szóban tájékoztatta, aki a tájékoztatást tudomásul vette.
VII. Adatkezelés
1. A bejelentő személyes adatai - a VI. címben foglaltak kivételével - csak a bejelentés alapján kezdeményezett eljárás lefolytatására hatáskörrel rendelkező szerv részére adhatóak át, ha e szerv annak kezelésére törvény alapján jogosult, vagy az adatai továbbításához a bejelentő hozzájárult. A bejelentő személyes adatai hozzájárulása nélkül nem hozhatóak nyilvánosságra.
2. A belső visszaélés-bejelentési rendszer keretei között
a) a bejelentőnek,
b) annak a személynek, akinek a magatartása vagy mulasztása a bejelentésre okot adott, és
c) annak a személynek, aki a bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkezhet,
a bejelentés kivizsgálásához elengedhetetlenül szükséges személyes adatai kizárólag a bejelentés kivizsgálása és a bejelentés tárgyát képező magatartás orvoslása vagy megszüntetése céljából kezelhetők.
3. A belső visszaélés-bejelentési rendszer keretei között kezelt adatok közül haladéktalanul törölni kell a fenti, 2. pont hatálya alá nem tartozó személyes adatokat.
4. Ha a bejelentés természetes személyre vonatkozik, az e természetes személyt megillető, a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások szerinti, a tájékoztatáshoz és hozzáféréshez való joga gyakorlása során a bejelentő személyes adatai nem tehetők megismerhetővé a tájékoztatást kérő személy számára.
5. A belső visszaélés-bejelentési rendszer keretei között kezelt adatok harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére történő továbbítására kizárólag a továbbítás címzettje által tett, a bejelentésre vonatkozó, e törvényben foglalt szabályok betartására irányuló jogi kötelezettségvállalás esetén és a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások figyelembevételével kerülhet sor.
6. A belső visszaélés-bejelentési rendszert működése során a személyazonosságát felfedő bejelentő, valamint a bejelentésben érintett személy személyes adatait az erre jogosultakon kívül más nem ismerheti meg. Az etikai tisztviselő a vizsgálat lezárásáig vagy a vizsgálat eredményeképpen történő formális felelősségre vonás kezdeményezéséig a bejelentés tartalmára és a bejelentésben érintett személyre vonatkozó információkat - a bejelentésben érintett személy tájékoztatásán túl - más szervezeti egységgel vagy munkatárssal a vizsgálat lefolytatásához feltétlenül szükséges mértékben oszthatja meg.
7. A belső visszaélés-bejelentő rendszer működésével kapcsolatos személyes adatkezelésekről a(z) Five Stars PTS Kft. vonatkozó adatkezelési tájékoztatója részletes leírást tartalmaz.
VIII. A visszaélést bejelentők védelme
1. Minden, a bejelentő számára hátrányos intézkedés,
a) amelyre a bejelentés jogszerű megtétele miatt kerül sor és
b) amelyet a III. címben meghatározott jogviszonnyal vagy kapcsolattal összefüggésben valósítanak meg, jogellenesnek minősül akkor is, ha egyébként jogszerű lenne.
2. Az 1. pont alkalmazásában hátrányos intézkedésnek minősül a bejelentő számára hátrányos cselekmény vagy mulasztás, különösen
a) a felfüggesztés, a csoportos létszámcsökkentés, a felmondás vagy ezekkel egyenértékű intézkedések,
b) a lefokozás vagy az előléptetés megtagadása,
c) a munkaköri feladatok átruházása, a munkavégzés helyének megváltoztatása, a bércsökkentés, a munkaidő megváltoztatása,
d) a képzés megtagadása,
e) a negatív teljesítményértékelés vagy munkareferencia,
f) a foglalkoztatásra irányuló jogviszonyára vonatkozó törvény szerinti bármely hátrányos jogkövetkezmény - így különösen fegyelmi intézkedés, megrovás, pénzügyi szankció - alkalmazása,
g) a kényszerítés, a megfélemlítés, a zaklatás vagy a kiközösítés,
h) a hátrányos megkülönböztetés, hátrányos vagy tisztességtelen bánásmód,
i) a határozott idejű foglalkoztatásra irányuló jogviszony határozatlan idejűvé átalakításának elmulasztása, ha a foglalkoztatott jogszerű elvárása az volt, hogy foglalkoztatásra irányuló jogviszonyát határozatlan idejűvé változtatják,
j) egy határozott idejű munkaszerződés megújításának elmulasztása vagy annak idő előtti megszüntetése,
k) a károkozás, amely magában foglalja a személy jóhírnevének megsértését vagy a pénzügyi veszteséget, beleértve az üzleti lehetőség elvesztését és a bevételkiesést is,
l) az olyan intézkedés, amelynek eredményeképpen okkal következik, hogy az adott személy a jövőben foglalkoztatásra irányuló jogviszonyt a foglalkoztatásra irányuló jogviszonya szerinti ágazatban nem létesíthet,
m) az egészségügyi alkalmassággal összefüggő vizsgálat előírása,
n) az áru- vagy szolgáltatási szerződés idő előtti megszüntetése vagy felmondása, és
o) az engedély visszavonása.
3. A bejelentés jogszerű megtétele esetén a bejelentő nem tekinthető a törvény által védett titok nyilvánosságra hozatalával összefüggő korlátozást vagy más, az információ-felfedésre vonatkozó jogszabályi korlátozást megszegőnek, és az ilyen bejelentés tekintetében nem terheli felelősség, ha a bejelentő alapos okkal feltételezte azt, hogy a bejelentés szükséges volt a bejelentéssel érintett körülmények feltárásához.
4. A bejelentés jogszerű megtétele esetén a bejelentőt nem terheli felelősség a bejelentésben szereplő információk megszerzése vagy az azokhoz való hozzáférés tekintetében, kivéve, ha a bejelentő az információk megszerzésével vagy az azokhoz való hozzáféréssel bűncselekményt követett el.
5. A bejelentő a bejelentés jogszerű megtételéért nem vonható felelősségre, ha a bejelentő alapos okkal feltételezte azt, hogy a bejelentés szükséges volt a bejelentéssel érintett körülmények feltárásához. Az ezen alcím szerinti, a bejelentőre vonatkozó védelemben részesül, aki
a) a jogszerű bejelentést tevő bejelentő részére segítséget nyújt a bejelentés megtétele során,
b) a jogszerű bejelentést tevő bejelentővel kapcsolatban álló olyan személy - így különösen a bejelentő munkatársa vagy családtagja -, akit a VIII. címben foglalt hátrányos intézkedés érhet.
IX. Záró rendelkezések
1. E szabályzat 2024-01-03 napján lép hatályba, melyről az érintetteket tájékoztatni kell, kiemelt figyelemmel a belső visszaélés-bejelentési rendszer keretében üzemelő elektronikus bejelentési felület elérhetőségének megjelölésére.
2. Az etikai tisztségviselői feladatokat Magyar Tamás látja el.